Datenschutzerklärung
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Kältebrüder GmbH
Langenberger Str. 590
45277 Essen
Deutschland
Vertreten durch:
Dennis Große
Gerrit Große
Telefon: 0201 810 90 910
E-Mail: hallo@kaeltebrueder.de
Website: www.kaeltebrueder.de
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Angebotserstellung, zur Durchführung von Aufträgen, zur Dokumentation unserer Leistungen, zur Rechnungsstellung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Ansprechpartnerdaten, Unterschriften, Kommunikationsinhalte oder technische Zugriffsdaten.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:
– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung erteilt wurde
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrags
– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen
Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der technischen Bereitstellung und Sicherheit unserer Website, der Bearbeitung von Anfragen, der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation unserer Leistungen, der internen Organisation, der Qualitätssicherung sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
4. Besuch unserer Website / Server-Logfiles
Beim Besuch unserer Website werden durch den Webserver automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– aufgerufene Seite oder Datei
– übertragene Datenmenge
– verwendeter Browser
– verwendetes Betriebssystem
– Referrer-URL
– Hostname des zugreifenden Rechners
Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Hosting
Unsere Website wird bei einem externen Hostingdienstleister betrieben. Der Hostingdienstleister verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website und zur Erbringung der damit verbundenen Leistungen erforderlich ist.
Aktueller Hostingdienstleister:
Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
Königsberger Straße 4-6
32339 Espelkamp
Deutschland
Mit dem Hostingdienstleister wurde, soweit erforderlich, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten. Dazu können insbesondere gehören:
– Name
– Unternehmen
– E-Mail-Adresse
– Telefonnummer
– Anschrift
– Inhalt der Anfrage
– Kommunikationsverlauf
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen sowie gegebenenfalls zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Kontaktformular / Formulardienst
Auf unserer Website kann ein Kontaktformular eingesetzt werden. Die über das Formular eingegebenen Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.
Sofern hierfür ein Plugin oder externer Dienst, zum Beispiel Forminator / WPMU DEV, eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung nur, soweit dies für den Betrieb und die technische Bereitstellung des Formulars erforderlich ist.
Die Daten werden nicht ohne Rechtsgrundlage zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.
8. Spamschutz / Honeypot
Zum Schutz vor automatisierten Spam-Eingaben kann ein sogenannter Honeypot-Spamschutz eingesetzt werden. Dabei wird ein für normale Nutzer nicht sichtbares Formularfeld verwendet, um automatisierte Einträge zu erkennen.
Eine Übertragung an externe Spamschutzdienste findet dabei nicht statt, sofern kein zusätzlicher externer Spamschutzdienst aktiviert ist.
9. Angebote, Kostenvoranschläge und Aufträge
Im Rahmen von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Aufträgen verarbeiten wir insbesondere Kunden- und Unternehmensdaten, Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Baustellenadressen, Anlageninformationen, Bestellnummern, Leistungsbeschreibungen, Preise, Termine und Kommunikationsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen sowie zur Dokumentation unserer Leistungen.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
10. Serviceberichte, Wartungsberichte und Prüfprotokolle
Im Rahmen unserer Service-, Wartungs-, Reparatur- und Prüfeinsätze verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Durchführung, Dokumentation und den Leistungsnachweis erforderlich sind.
Hierzu können insbesondere gehören:
– Namen von Ansprechpartnern
– Einsatzorte
– Einsatzzeiten
– Auftragsnummern
– Bestellnummern
– Serviceberichte
– Wartungsberichte
– Prüfprotokolle
– Anlageninformationen
– technische Feststellungen
– Monteurdaten
– digitale oder handschriftliche Unterschriften
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Dokumentation unserer Leistungen, zur Nachweisführung gegenüber Kunden, Servicepartnern, Herstellern oder Behörden sowie zur Abrechnung.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11. Fotodokumentation
Im Rahmen unserer Leistungen können Fotos von Anlagen, Bauteilen, Typenschildern, Schäden, Messwerten, Arbeitsbereichen oder sonstigen technischen Gegebenheiten erstellt werden.
Personen werden dabei grundsätzlich nicht gezielt fotografiert. Sollte eine Person ausnahmsweise erkennbar auf einem Foto erscheinen, erfolgt die Verarbeitung nur, soweit dies für die Dokumentation des Einsatzes erforderlich ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Dokumentation, Nachweisführung, Qualitätssicherung, Angebotserstellung, Abrechnung und zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
12. Rechnungen, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Zur Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung verarbeiten wir insbesondere Rechnungsdaten, Leistungsdaten, Bestellnummern, Zahlungsinformationen, offene Posten, Mahnstatus und Kommunikationsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
13. Einsatzplanung und interne Service-Software / KB Office
Zur Organisation unserer Leistungen verwenden wir interne Büro- und Servicesoftware. Dabei werden Daten verarbeitet, die zur Planung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung unserer Leistungen erforderlich sind.
Hierzu gehören insbesondere Kunden-, Baustellen-, Anlagen-, Auftrags-, Termin-, Servicebericht-, Foto-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten sowie technische Nutzungs- und Protokolldaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur internen Organisation, Einsatzplanung, Leistungserbringung, Dokumentation, Qualitätssicherung und Abrechnung.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
14. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, beruflicher Werdegang und Kommunikationsdaten gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.
15. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, die für den Betrieb der Website erforderlich sind.
Soweit darüber hinaus nicht technisch notwendige Cookies, Analyse-, Marketing- oder Drittanbieterdienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben und, soweit erforderlich, auf Grundlage einer Einwilligung.
Technisch notwendige Cookies dienen insbesondere der Bereitstellung der Website, der Sicherheit, der Formularfunktion oder der Speicherung notwendiger Einstellungen.
16. Externe Dienste und eingebundene Inhalte
Soweit auf unserer Website externe Dienste, eingebundene Inhalte oder Drittanbieterfunktionen verwendet werden, kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten durch die jeweiligen Anbieter kommen.
Dies kann insbesondere folgende Dienste betreffen, sofern diese tatsächlich aktiviert oder eingebunden sind:
– Google Fonts
– Google Maps
– Google Analytics
– YouTube
– Vimeo
– Meta Pixel
– externe CDN-Dienste
– reCAPTCHA oder vergleichbare Spamschutzdienste
– Cookie- oder Consent-Tools
Bitte beachten:
Diese Dienste werden nur dann Bestandteil dieser Datenschutzerklärung, wenn sie tatsächlich auf unserer Website eingesetzt werden. Nicht genutzte Dienste sind nicht Bestandteil unserer Datenverarbeitung.
17. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:
– Kunden und deren Ansprechpartner
– Hersteller- und Servicepartner
– Steuerberater und Buchhaltung
– Banken und Zahlungsdienstleister
– IT-Dienstleister, Hostinganbieter und Softwareanbieter
– E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
– Behörden, soweit gesetzlich erforderlich
– Rechtsberater, soweit zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung unserer Leistungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
18. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies zur Nutzung bestimmter Dienste erforderlich ist, eine gesetzliche Grundlage besteht, eine Einwilligung vorliegt oder geeignete Garantien nach der DSGVO bestehen.
19. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen, insbesondere Angebote, Aufträge, Rechnungen, Leistungsnachweise, Serviceberichte, Prüfprotokolle und Buchhaltungsunterlagen, können entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Kontakt- und Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
20. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
– Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
– Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
– Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
– Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
– Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
– Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.
21. Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
22. Widerruf von Einwilligungen
Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
23. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
24. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
25. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben.